学年・研究室世話人会と世話人規則
   T 目的 

 信州大学物理同窓会会則第3章・第12条の「学年ごとに学年世話人を1〜
2名、また研究室ごとに研究室世話人を若干名おく。世話人を中心に事務局
との連絡伝達の徹底をはかる。また、総会の準備などにも協力する。」と定
めるところにより任命されるのが学年・研究室世話人です。

 本会にとって、学年・研究室世話人は組織の要ともいえる役割を担っていま
す。当該学年・当該研究室の名簿と本会役員会等の決定事項などを集約し、
す べての会員に伝達していただこうという仕組みだからです。本会運営の模
様が ひとりでも多くの同窓生に行き渡ることによって、同窓会活動全般が活
発にな ることが期待されます。そのことが、年代を超えた会員同士の懇親と
親睦のみ ならず、母校に対する支援等にもつながり、ひいては母校のブラン
ド価値を高 め、発展にも寄与できるものと考えられます。


   U 組織 

 学年・研究室世話人は自薦他薦によって選ばれ、当会事務局から任命される
ことになります。

 2013年9月時点で学年世話人は60%ていど、研究室は1研究室を除いて世話
人が決定していますが、さらに100%を目指して拡充をはかっていかなければ
なしません。すべての学年と研究室に世話人を設置し、欠員がでた場合にはす
みやかに補充することが必要です。そのため上記「学年世話人を1名」でなく
複数名で運営する学年もあります。

 これら各世話人の集まりとして『学年・研究室世話人会』を設けます。まとめ役
として総代1名、補佐する副総代を若干名、学年・研究室世話人のなかから
選任します。本会役員との重任は認められます。


   V 役割 

 以下に学年世話人・研究室世話人の具体的な役割を挙げます。「世話人メーリ
ングリスト」などを通じて連絡を取り合い、当規則の目的のために役割を果たす
よう努力することが求められます。

1)まず、自らWEB会員登録(本会のメルマガ会報などを送付している同窓会員用
 ML[メーリングリスト]に参加)を行い、当該学年・研究室の同窓生に対してもWEB
 会員登録をするよう促します。
2)新たに設置された学年・研究室世話人用の世話人ML{メーリングリスト]に登録
 され、世話人相互の連絡や本会事務局(役員)との連絡に利用します。
3)当該学年・研究室の名簿を管理し、異動などについては事務局との相互伝達
 にあたります。
4)本会の「プライバシーポリシー」により、当該学年のメンバーから名簿閲覧の
 要請があったときにはそれに応えます。当該学年内の名簿の回覧は、流出に
 十分留意し、学年世話人の判断で認められます。
5)学年・研究室の独自の行事や呼びかけは上記ふたつのMLを活用。会員全体
 と本会事務局に伝達します。
6)WEB会員登録者には月1回程度開催されるSKYPEによる本会事務局会議
(役員会)の議事録が送付される。世話人はこれをみて本会活動の現況を把握し、
必要とあれば、当該学年・研究室の同窓生らと議論し、結果を事務局に連絡する。
7)本会の行事(物理会総会など)には積極的に出席するものとします。

●「世話人規則」は2014年5月24日開催の第17回総会で承認採択。V役割・項目6)は19会総会で一部改定されました。    


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